大型活動如何做執(zhí)行管理

由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進(jìn)行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

根據(jù)活動主要參與成員的不同身份大致可以分為六類，即：活動組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方，可以根據(jù)活動參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)，把這種管理暫時稱為“角色管理”，即根據(jù)參與活動者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。

角色管理的前提是對參與活動的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運(yùn)作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。

場館方：主要是指場地的所有者或管理者，在整個活動的進(jìn)程中充分扮演著活動實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。

演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進(jìn)程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員，這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員是觀眾，但是觀眾這一塊必須單獨(dú)管理。

舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個方面的工作人員。

嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員，對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。

媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。