會(huì)議展覽規(guī)劃安排
會(huì)議展覽服務(wù)的過(guò)程從來(lái)不是一蹴而就的,在規(guī)劃安排上要注意會(huì)議展覽預(yù)算、住宿安排、設(shè)備租賃、會(huì)議邀請(qǐng)和出席登記四個(gè)方面。
一、會(huì)議展覽預(yù)算
1、運(yùn)輸成本:包括航班、鐵路、公路、客船,以及從目的站、機(jī)場(chǎng)、碼頭到住宿的運(yùn)輸。
2、會(huì)議室/大廳費(fèi)用、會(huì)議場(chǎng)地租金、會(huì)議設(shè)施租金、會(huì)議場(chǎng)地布置費(fèi)及其他配套費(fèi)用。
3、住宿費(fèi)和會(huì)議展覽的餐飲費(fèi)。
二、住宿安排
1、正常的住宿費(fèi)不僅與酒店的星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和房型有關(guān),還與客房開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān),會(huì)議展覽組織者應(yīng)明確酒店關(guān)閉或開放的服務(wù)項(xiàng)目和范圍。
2、根據(jù)會(huì)議展覽的復(fù)雜性,會(huì)議展覽的餐飲安排也不盡相同。簡(jiǎn)言之,會(huì)議展覽涉及的膳食包括早餐、中餐和午餐、飲料和服務(wù)費(fèi)以及會(huì)議場(chǎng)所的茶歇。
三、設(shè)備租賃
視聽設(shè)備的成本通??梢院雎圆挥?jì),除非是在室外進(jìn)行。如果是效果需要視聽設(shè)備的,要考慮設(shè)備本身的租賃成本,設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員的支持費(fèi)用。
四、會(huì)議邀請(qǐng)及簽到登記
1、會(huì)議展覽邀請(qǐng):作為組織者,邀請(qǐng)方式非常重要,一般包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理和確認(rèn)通知、信息發(fā)布、回執(zhí)和確認(rèn)通知幾個(gè)程序。
2、會(huì)議展覽簽到:對(duì)于大型會(huì)議展覽,要有必要的流程和準(zhǔn)備工作——收據(jù)統(tǒng)計(jì)表、簽到表、指導(dǎo)和協(xié)助人員、住宿酒店準(zhǔn)確的房間號(hào)和房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、小信封(含房間鑰匙)標(biāo)明入住者姓名和房間號(hào),在酒店線路說(shuō)明、會(huì)議(展覽)說(shuō)明、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程安排、檢查路線和參與方式、酒店功能開閉幕說(shuō)明和支付標(biāo)準(zhǔn)等方面比較明顯,回程訂票及確認(rèn),符合交通使用及繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等,如有可能,盡量用電腦辦理入住手續(xù)。