大型會(huì)議活動(dòng)策劃的前期工作

大型會(huì)議活動(dòng)策劃的前期工作有5個(gè)步驟，分別是初步規(guī)劃并制定預(yù)算、組織和調(diào)度工作人員、確定活動(dòng)場(chǎng)地及交通概況、準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料和用品、會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施。

步驟1：初步規(guī)劃/預(yù)算

做好初步規(guī)劃和預(yù)算制定。首先從活動(dòng)目的、準(zhǔn)備工作、人員安排、議程安排等環(huán)節(jié)進(jìn)行初步規(guī)劃，并制定預(yù)算明細(xì)，明確活動(dòng)費(fèi)用的去向，合理安排費(fèi)用支出，確?；顒?dòng)利益最大化。

步驟2：工作人員的組織與調(diào)度

制定具體的工作職責(zé)表和時(shí)間表，并預(yù)留足夠的準(zhǔn)備時(shí)間，包括為活動(dòng)的視覺(jué)設(shè)計(jì)預(yù)留足夠的時(shí)間，并通知會(huì)議策劃公司將現(xiàn)場(chǎng)材料的布置和演出部件準(zhǔn)備好，有書(shū)面的實(shí)施規(guī)劃，實(shí)時(shí)匯總活動(dòng)進(jìn)程。

步驟3：確定活動(dòng)場(chǎng)地位置及交通概況

大型會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地涉及的參會(huì)人員較多，建議選擇交通便利、遠(yuǎn)離市區(qū)的高檔酒店為主。此外，最好安排參會(huì)嘉賓直接在酒店內(nèi)部用餐和居住，節(jié)省往返時(shí)間。

步驟4：會(huì)議資料布置和會(huì)議用品采購(gòu)

會(huì)議資料除了嘉賓的演講課件外，還涉及到為參會(huì)人員準(zhǔn)備的包含會(huì)議介紹、會(huì)議流程、嘉賓介紹、其它宣傳資料，其次會(huì)議所需用品茶水、紙筆、投影設(shè)備等這些都要匹配好，確保足夠的份額。

步驟5：會(huì)議實(shí)施

一般情況下，只要詳細(xì)制定初步規(guī)劃計(jì)劃，中間實(shí)施環(huán)節(jié)就不會(huì)出現(xiàn)延誤，基本上不會(huì)有大問(wèn)題，但最好會(huì)議開(kāi)始前安排彩排環(huán)節(jié)，調(diào)試好各個(gè)設(shè)備設(shè)施，包括主持人、嘉賓的走位問(wèn)題，以確保活動(dòng)順利舉行。