會(huì)議策劃前期準(zhǔn)備

為了確保會(huì)議的成功，我們必須在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)議成功的關(guān)鍵在于會(huì)前的精心策劃。會(huì)議策劃的籌備工作是否深入，可以為會(huì)議策劃的成功打下良好的基礎(chǔ)。為使會(huì)議策劃工作取得成功，我們應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作。

1、根據(jù)會(huì)議級(jí)別和會(huì)議具體情況，選擇召開地點(diǎn)，提前預(yù)約。

安排好會(huì)場(chǎng)布置，精心設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的所有設(shè)備，提前擺放，提前做好設(shè)備調(diào)試和演練，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2、根據(jù)會(huì)議的具體需要，我們可以設(shè)計(jì)會(huì)議材料的風(fēng)格、內(nèi)容和風(fēng)格，并提前送到會(huì)場(chǎng)。

當(dāng)會(huì)議資料較多時(shí)，可按會(huì)議計(jì)劃的順序進(jìn)行分發(fā)。它們被裝訂成冊(cè)，供參與者閱讀。此外，如需向與會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品，應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議資料，放入資料袋，分發(fā)給與會(huì)人員。

3、在正式會(huì)議開始之前，通常會(huì)介紹會(huì)議的整個(gè)過(guò)程。

一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有主持人，會(huì)有會(huì)議組織者介紹會(huì)議過(guò)程。計(jì)劃會(huì)議一般分為工作匯報(bào)、討論和工作安排。會(huì)議基本流程將組織成正式文件，并作為會(huì)議主席信息裝訂成冊(cè)。顯然，最基本的過(guò)程是參與者可以更容易地參加會(huì)議。

4、會(huì)議通知顯然對(duì)會(huì)議的計(jì)劃至關(guān)重要。

例如，在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議上，我們可以根據(jù)企業(yè)的通用通信系統(tǒng)通知與會(huì)者。如果企業(yè)有外部合作伙伴，我們也可以通過(guò)電話、短信或電子郵件通知對(duì)方。通知的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短。說(shuō)明議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，力求簡(jiǎn)潔明了。