商務會議策劃的過程

商務會議策劃的基本流程主要分為九點，分別是落實與客戶聯(lián)系、商務會議的整體規(guī)劃、形成完整的方案、進行現(xiàn)場的初步調查、擬定并簽訂合同、跟進支付預付款、確定預付款到位并開始預定各項物料設備、會前的商務接待以及活動結束后的匯總。

1、落實與客戶聯(lián)系

一般商務會議結束后客戶與嘗試與主辦方聯(lián)系，為此，要詳細具體的規(guī)劃，落實與客戶的聯(lián)系。

2、商務會議的整體規(guī)劃

根據(jù)客戶會議的基本要求，做好商務會議的整體規(guī)劃，包括選址、日程安排、會議項目、餐飲安排、班車安排等，每一個細節(jié)都必須考慮到顧客的容忍度和滿意度。

3、形成完整的方案

會前要與客戶溝通基本的規(guī)劃思路，并形成完整的方案，以便后續(xù)根據(jù)方案執(zhí)行。

4、進行現(xiàn)場的初步調查

在前期的一些基本溝通之后，客戶通常會選擇對規(guī)劃方案進行現(xiàn)場調查，并提供一切幫助，為此，要到活動現(xiàn)場進行初步調查，明確場地的具體的規(guī)劃。

5、擬定并簽訂合同

驗收合格后，所有接收內容都寫在合同中，細節(jié)還是非常重要。

6、跟進支付預付款

簽訂合同需要一定的預付款，這樣整個會議過程才會順利進行，如果沒有預付款，我們的訂單隨時可能被取消，這是一個不可彌補的麻煩，尤其是在會議次數(shù)眾多的情況下，所以確定合同后一定要先支付一定的預付款。

7、確定預付款到位并開始預定各項物料設備

確定預付款到位后，與簽訂方也有了明確的協(xié)議，就可以開始籌備其它物料設備的預定了。

8、會前的商務接待

接待是整個會議的核心部分，包括接機、會議安排、會議室安排、車輛安排、活動組織等，應嚴格按照合同操作，當然，一些突發(fā)事件或標準的增減也可以隨時調整。

9、活動結束后的匯總

商務會議結束后，要認真做好會議匯總工作，核對各類文件，嚴格按照合同進行會計核算。