怎么節(jié)省會議活動費用

任何工作都伴隨一定的人力、物力的消耗。隨著會議節(jié)奏的日益緊密，如何降低會議預算，提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一，首先時間就是金錢，會議日期的靈活性可以節(jié)約一定費用；其次是坦誠溝通，列出輕重緩急；再者是尋找價值點，尋找酒店的優(yōu)惠條件；仔細觀察會議滿意度，選擇會議地點要有一定的目的性，按需采購所需物料，重視距離問題，嘗試一些打包方案服務，當然，郵輪會議和匯率保障也是很重要的。

一、時間就是金錢

如果會議日期的安排具備一定的靈活性，那么十有八九能為你節(jié)約費用，考慮好每周和每年中酒店業(yè)務的高峰和低谷時期，將酒店需要“疲于應付”的高峰時期找出來。

二、坦誠溝通

要了解對你的會議來說哪些是最重要的，列出輕重緩急，在你的需求建議書中，明確、直接地告知對方你認為最重要的條件，將此條件作為競標的內容之一。

三、尋找價值點

在經濟疲軟時期，會議數(shù)量銳減，取消會議的情況經常發(fā)生，這個時候要尋找酒店的優(yōu)惠條件，不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件。

四、仔細觀察會議滿意度

仔細觀察會議，注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感“加分”的細節(jié)支出。還有一個策略：通過提升優(yōu)勝者的住宿級別或者在會后，增加旅行激勵獎的方法，將績效獎和會議預算結合在一起；

五、選擇會議地點要有目的性

會議地點和安排的活動要與公司要實現(xiàn)的目標相匹配。

六、按需采購

在談判條件時，一些消費品，如會間咖啡和酒吧消費，要按人次計算。還有一個小竅門：酒店一般都有儲存道具的房間，問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加氣氛的東西，或許你能廉價或免費使用這些道具。

七、重視距離問題

國內新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多，足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸，就近選擇避免因倒時差而帶來的不適，還能讓國內經濟活起來。

八、嘗試打包方案

有一點很重要，就是要知道哪些服務是包含在打包方案里的，哪些服務是不包含的，為此你自己要親自去考察酒店。

九、重視郵輪會議

郵輪會議和全服務打包酒店的預算控制方法類似。如果使用美元支付，郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受，這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。

十、匯率保障

提前支付國際會議的保證金能確保預算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響。