大型會(huì)議策劃方案的步驟

在進(jìn)行比較重要的、具有商業(yè)性質(zhì)的、涉及到多層高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)公司會(huì)議時(shí)，更需要注重會(huì)議的環(huán)境和流程。特別是重要的大型的會(huì)議，在進(jìn)行會(huì)議之前就需要準(zhǔn)備大型會(huì)議策劃方案，在制定方案時(shí)緊扣會(huì)議主題，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備、布置會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議接待工作以及會(huì)議總結(jié)這四個(gè)會(huì)議步驟的環(huán)節(jié)安排。

一、會(huì)議前的準(zhǔn)備

會(huì)議前方案負(fù)責(zé)人需要將會(huì)議中所有需要準(zhǔn)備的事情準(zhǔn)備起來，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)所、參會(huì)人員、酒店交通吃住等各方面都需要考慮周到。在決定好時(shí)間地點(diǎn)以及人員名單以后通過邀請(qǐng)函或者電子郵件等方式進(jìn)行正式的邀請(qǐng)，通知時(shí)必須嚴(yán)謹(jǐn)，不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，除此之外還要假設(shè)突發(fā)情況，提前做好對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)方案，保證會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、布置會(huì)議場(chǎng)所

會(huì)議場(chǎng)所是會(huì)議的主場(chǎng)地，一定要認(rèn)真布置，在會(huì)議中通常會(huì)用到電腦、投影儀等播放PPT，或者是需要麥克風(fēng)，需要運(yùn)用到多媒體設(shè)備、燈光甚至音響、攝像機(jī)等，這些設(shè)施都需要完善，做好充分的準(zhǔn)備，確保沒有問題。為會(huì)議人員準(zhǔn)備的茶水、點(diǎn)心等也是必備的。會(huì)議室風(fēng)格以簡(jiǎn)潔大方為主，不管是會(huì)議桌椅還是空間布置都要做到干凈整潔，對(duì)于重要的商業(yè)會(huì)議，則更需要注重其保密性、安全性，防止會(huì)議內(nèi)容泄露這點(diǎn)非常重要，需要重點(diǎn)注意。

三、會(huì)議接待工作

在參會(huì)人員到達(dá)固定會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)時(shí)，主辦方要安排工作人員進(jìn)行接待工作，為他們提供舒適的酒店，精美的食物，對(duì)于重要人物最好是專門安排專車接送，防止因?yàn)榻煌▎栴}在會(huì)議上遲到。貼心周到的服務(wù)讓參加會(huì)議的人員不為這些繁雜的瑣事而費(fèi)心，能夠?qū)Ｐ拈_會(huì)，全身心地投入到會(huì)議工作之中，并且還能產(chǎn)生更多好的工作想法，提高工作效率。

四、會(huì)議總結(jié)

在會(huì)議工作結(jié)束以后要做好工作總結(jié)。工作總結(jié)作為策劃方案中的重點(diǎn)必須要在會(huì)議策劃方案中體現(xiàn)出來，對(duì)會(huì)議中所提出的各個(gè)問題、以及意見和建議進(jìn)行總結(jié)，綜合性地總結(jié)出下一步需要實(shí)施和執(zhí)行的計(jì)劃，在會(huì)議圓滿結(jié)束以后，還需要安排會(huì)議人員們安全返回。