商務(wù)會(huì)議活動(dòng)策劃步驟

商務(wù)會(huì)議對(duì)會(huì)議各方面的要求很高，其策劃的步驟首先要確定活動(dòng)主題，其次要擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案，再者要做好會(huì)議時(shí)間安排，第四是發(fā)送會(huì)議活動(dòng)通知，第五要做好現(xiàn)場(chǎng)的會(huì)議接待工作，第六要做好現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)節(jié)控制，最后還要做會(huì)后的跟蹤服務(wù)工作。

一、確定活動(dòng)主題

只有明確了會(huì)議主題、核心內(nèi)容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰(shuí)來(lái)主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。

二、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案

活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理的廣告策劃公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步。

三、會(huì)議時(shí)間安排

確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。一般要把前面的時(shí)間、進(jìn)度安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間調(diào)整和完善。

四、會(huì)議通知

發(fā)送邀請(qǐng)總比電話通知更禮貌，商務(wù)會(huì)議邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)應(yīng)更加高端化，還應(yīng)注意在邀請(qǐng)函上核對(duì)會(huì)議人員的個(gè)人信息，以確保信息的正確和完善。

五、會(huì)議接待

在正式的商務(wù)會(huì)議上，應(yīng)選擇有社交能力和禮貌的員工負(fù)責(zé)接待、登記、幫助和其它職責(zé)。當(dāng)歡迎客人時(shí)，必須清楚地為參與者指明方向。為了加快接待速度，可在大型會(huì)議入口處設(shè)立兩個(gè)或兩個(gè)以上的登記區(qū)。

六、現(xiàn)場(chǎng)控制

現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的環(huán)節(jié)，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽，應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案，同時(shí)要注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。

七、跟蹤環(huán)節(jié)

在會(huì)議結(jié)束時(shí)，與會(huì)者還可以咨詢和了解會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，這不僅有助于改善會(huì)議服務(wù)的不足，而且有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)用戶的不滿，增進(jìn)相互理解和聯(lián)系，為進(jìn)一步合作打下基礎(chǔ)。