策劃會議活動要掌握的基本知識

成功地通過客戶提標(biāo)并舉辦會議活動，需要一整套完善的流程和團隊協(xié)作分工，當(dāng)客戶提出需求時，我們需要幫助客戶分析舉辦會議的內(nèi)容是什么、背景是什么、所要表達什么內(nèi)容、最終需要達到的會議目標(biāo)是什么。做好深入提案內(nèi)容調(diào)查，才能完整地提供客戶所需要的東西。之后就需要團隊分工協(xié)作，消化整個需求，制定工作時間進度，在客戶指定的時間內(nèi)完成所需要的工作。

1、明確目標(biāo)

明確目標(biāo)客戶和所要達成的目的。首先必須清楚地明白其針對的對象，會議行為是指向哪些人群或組織的，只有明白了企業(yè)針對的對象才能夠有目的性地為他們提供產(chǎn)品、服務(wù)和價值。通過對目標(biāo)對象的研究和分析，可以找出最吸引他們的會議形式。

2、主題鮮明

會議主題是會議內(nèi)容和精髓的概括，它決定著能否吸引目標(biāo)客戶繼續(xù)關(guān)注會議的宣傳和相關(guān)內(nèi)容，主題選擇要根據(jù)會議的目標(biāo)客戶和會議目的來確定，要根據(jù)目標(biāo)客戶特點切中其內(nèi)心所想。

3、精心設(shè)計會議流程

環(huán)環(huán)相扣，引人入勝，讓參與者在不知不覺中接受企業(yè)所要傳遞的信息和價值。設(shè)計會議流程主要有以下三個方面：良好的開端是成功的一半，會議行為第一個節(jié)目一定要具有吸引力，引起現(xiàn)場參與者的共鳴；邏輯清晰，會議內(nèi)容的安排先后次序明晰，內(nèi)部具有一定的邏輯性，環(huán)環(huán)相扣，做到讓參與者能夠持續(xù)關(guān)注；要有互動，主辦方與參與者要進行互動，讓參與者成為主角。

4、會議籌備要詳盡

一次會議能否成功，籌備工作的作用占到一半，籌備的完善和及時是會議成功的重要保證。營銷會議的籌備工作主要包括會前的人員配置、現(xiàn)場布置、流程設(shè)計和員工的動員工作等方面。舉辦會議最好是能有一套標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)范和文本，其內(nèi)容包括會議執(zhí)行前、中、后期的各項詳細工作要點，并且以時間為節(jié)點，提出工作標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)工作的負責(zé)人員。執(zhí)行人員只需根據(jù)規(guī)范文本要求的時間和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對于異常情況要及時上報或采取措施進行解決，決不能拖拉而影響整體工作進度。

5、跟進工作要及時

會議結(jié)束并不等于工作的結(jié)束，及時的會后總結(jié)，了解整個活動的中發(fā)生的問題，讓客戶知道我們是在總結(jié)，此時如果不對客戶會后跟進及有可能喪失下一次的合作機會和對我們的信任感，保持良好的會后跟進工作能夠和客戶建立良好的客戶關(guān)系，保持長久的溝通能夠為下一次的合作建立基礎(chǔ)。