招商會(huì)后不可忽視的工作

招商大會(huì)本身的召開是一件繁瑣而復(fù)雜的事情，會(huì)議之前有必要邀請(qǐng)客戶、找到會(huì)議場地、進(jìn)行活動(dòng)策劃、迎接與會(huì)人員，并在招商會(huì)議期間做好會(huì)議接待服務(wù)、合同簽訂等方面的工作，但在會(huì)議之后，這并不意味著活動(dòng)已完成，還需要安排好會(huì)議費(fèi)用結(jié)算、送別參會(huì)人員、安排暫留人員以及把握好送站時(shí)間等工作。

1、會(huì)議費(fèi)用結(jié)算

在會(huì)議的組織過程中，直到會(huì)議結(jié)束之前需要結(jié)算和支付的費(fèi)用有很多，包括會(huì)議場地的租金、設(shè)備租金、食宿費(fèi)用以及人員勞務(wù)費(fèi)用。會(huì)議結(jié)束后，要安排專職財(cái)會(huì)人員來處理這項(xiàng)工作。支付會(huì)議費(fèi)時(shí)，應(yīng)清理核對(duì)帳目，并妥善保管有關(guān)帳單、合同和帳目，以免造成混亂和損失，如果參與者需要發(fā)票，則可以開具正式發(fā)票，同時(shí)協(xié)助酒店處理參與者的退房手續(xù)。

2、送別參會(huì)人員

安排專門的工作人員歡送與會(huì)人員離開會(huì)場外和酒店。對(duì)于普通與會(huì)者，可以安排禮儀小姐或工作人員送行，對(duì)于具有特殊身份的與會(huì)者，應(yīng)安排同等身份的人員送行。送行時(shí)還要充分注意禮節(jié)，并向另一方致以誠摯的告別。

3、安排暫留人員

由于各種原因，一些人在會(huì)議后暫時(shí)不會(huì)離開，組織者需要繼續(xù)做好服務(wù)，妥善安排住宿、飲食和旅行。暫留人員中可能有一部分是非本地人員，可能會(huì)需要旅行或購物，會(huì)議組織者應(yīng)適當(dāng)提供必要的協(xié)助。臨時(shí)工作人員中有一部分是會(huì)議工作人員，由于善后工作而需要留在那兒，應(yīng)安排合理的費(fèi)用，并應(yīng)盡快完成所有工作。

4、送站時(shí)間把握

送站服務(wù)不同于登記入住時(shí)間，會(huì)議結(jié)束后人員離會(huì)往往比較集中，如果是大型會(huì)議，則會(huì)需要在短時(shí)間內(nèi)安排大量車輛發(fā)送到車站，因此，會(huì)議組織者應(yīng)提前安排足夠的車輛和人員服務(wù)。如果場地距離機(jī)場或車站較遠(yuǎn)，為了滿足需要，可以安排大型巴士集中運(yùn)輸。會(huì)議人員在送往車站前，可根據(jù)門票預(yù)訂情況合理分配車輛和運(yùn)輸能力，以確保與會(huì)人員能夠及時(shí)到達(dá)車站或機(jī)場，避免行程延誤。